W świetle Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: Ustawa AML) Małe Instytucje Płatnicze (dalej: MIP) kwalifikowane są jako instytucje obowiązane, a co za tym idzie każdy MIP powinien wdrożyć i utrzymywać system wewnętrznych procedur w celu zapobiegania wykorzystaniu usług płatniczych do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu
Małe Instytucje Płatnicze w ramach systemu wewnętrznych procedur koniecznych dla zapewnienia realizacji obowiązków wynikających z Ustawy AML powinny posiadać obszerną dokumentację, na którą składać będą się przede wszystkim:
- Wewnętrzna procedura AML – kompleksowa procedura opisująca zasady weryfikacji klientów, oceny ryzyka, monitorowania transakcji, raportowania oraz archiwizacji dokumentów,
- Procedura szkoleniowa – procedura zawierająca plany szkoleniowe z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu dla pracowników, z dokumentacją odbytych szkoleń wraz ze sposobem monitorowania realizowania obowiązków szkoleniowych,
- Procedura whistleblowing – procedura dotycząca możliwości oraz sposobów zgłaszania podejrzeń naruszeń,
- Zasady dotyczące transferów środków (Travel Rule) – procedury zapewniające zgodność transferów z wymogami informacyjnymi o płatniku i odbiorcy,
- Ocena ryzyka AML – kompleksowy dokument zawierający analizę w zakresie ryzyk standardowych dla MIP, jak i dla sektora usług płatniczych. Ocena ryzyka musi być aktualizowana co najmniej raz na dwa lata i powinna uwzględniać wszelkie zmiany dotyczące działalności.
MIP w swojej dokumentacji powinny uwzględnić także wzory raportów dotyczących transakcji nietypowych i podejrzanych, dane klientów, wyniki indywidualnych ocen ryzyka oraz dokumenty potwierdzające przeprowadzenie raportów i analiz oraz dokumentację dotyczącą decyzji zarządu oraz przebiegu szkoleń.
MIP są także zobowiązane do wyznaczenia osób odpowiadających obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu. MIP powinna wyznaczyć kadrę kierowniczą wyższego szczebla, członka zarządu ds. AML i AML officera / AMLRO. Istotne przy tym jest, że powyższe funkcje są niepołączalne, zatem niemożliwe będzie np. ustanowienie jednej osoby jako członka zarządu ds. AML i AMLRO.
Jednym z najistotniejszych obowiązków wynikających z Ustawy AML jest stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, dlatego każda Mała Instytucja Płatnicza jest zobowiązana do identyfikacji i weryfikacji tożsamości klienta, ustalenia beneficjenta rzeczywistego, określenia celu i charakteru relacji z klientem, bieżącej oceny ryzyka związanego z klientem, monitorowania transakcji, stosowania dodatkowych środków wobec klientów wyższego ryzyka oraz dokumentowania powyższych działań.
Na MIP ciążą dodatkowo obowiązki sprawozdawcze względem Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Do obowiązków sprawozdawczych można zaliczyć m. in.:
- Rejestrowanie i raportowanie transakcji ponadprogowych;
- Składanie kwartalnych raportów statystycznych;
- Zgłaszanie transakcji podejrzanych.
Prowadzenie działalności jako MIP wiąże się z konkretnymi ustawowymi obowiązkami w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Jako instytucja obowiązana MIP musi nie tylko wdrożyć kompleksowy system AML, ale musi go także utrzymywać i zapewniać zgodność ze stale zmieniającymi się przepisami. W praktyce skuteczność systemu AML nie wynika jedynie z formalnego spełnienia wymogów prawnych, ale przede wszystkim z jego dostosowania do specyfiki działalności i integracji z procesami operacyjnymi MIP.
Dowiedz się co będzie korzystniejsze dla Twojego biznesu i uzyskaj status MIP lub KIP szybko, bezpiecznie i zgodnie z wymaganiami KNF.
Nasi prawnicy przygotują dla Ciebie dokumentację, pomogą spełnić wymogi regulacyjne i zadbają o zgodne z prawem funkcjonowanie Twojej instytucji.
