Przed dniem 27 czerwca 2018 roku pracodawca mógł żądać informacji o niekaralności od osób ubiegających się o zatrudnienie tylko wówczas, gdy wymóg niekaralności wynikał z odrębnych przepisów. W sytuacji gdy nie było wyraźnej podstawy prawnej, pracodawca nie mógł żądać zaświadczenia o niekaralności, co potwierdził m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 1 grudnia 2009 r. (sygn. akt I OSK 249/09).
Informacje o niekaralności pracownika miały i mają szczególnie istotne znaczenie dla podmiotów działających na rynku finansowym. Biorąc pod uwagę skalę ryzyk wiążących się z działalnością tych podmiotów dla stabilności systemu finansowego oraz konieczność ochrony interesów uczestników rynku, niezbędne okazało się przyznanie pracodawcom z sektora finansowego uprawnienia do badania niekaralności osób zatrudnionych i osób ubiegających się o zatrudnienie w tych podmiotach na określonych stanowiskach.
Podstawą prawną do pozyskiwania informacji o niekaralności pracowników i współpracowników stała się ustawa z dnia 12 kwietnia 2018 r. o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego (“Ustawa”). Zgodnie z tytułem tego aktu prawnego, Ustawa określa zasady pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie oraz osób zatrudnionych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na niektórych stanowiskach w podmiotach sektora finansowego.
W przypadku niektórych sektorów rynku finansowego ustawodawca przewidział wprost wymóg badania niekaralności określonych osób. Przykładowo, zgodnie z Prawem bankowym bank żąda od kandydata na członka zarządu lub rady nadzorczej oraz od osoby ubiegającej się o pełnienie innej kluczowej funkcji w banku udzielenia informacji o niekaralności. Natomiast przepisy ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 roku o usługach płatniczych nie przewidują wymogu niekaralności osób zatrudnionych przez krajowe instytucje płatnicze. Z powyższego wynika, iż w przypadku niektórych (kluczowych) podmiotów sektora finansowego badanie niekaralności jest obligatoryjne, a w przypadku innych jest to dobrowolne i odbywa się na podstawie przepisów Ustawy.
Pojęcie zatrudnienia w rozumieniu Ustawy
Zgodnie z Ustawą pojęcie zatrudnienia należy rozumieć szeroko i jest nim stosunek prawny, na podstawie którego osoba przebywająca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wykonuje czynności na rzecz podmiotu sektora finansowego na podstawie stosunku pracy, umowy o dzieło, umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy agencyjnej lub innej umowy o podobnym charakterze.
Co ciekawe, przepisy Ustawy stosuje się również do osób zatrudnianych przez organy i instytucje publiczne takie jak Urząd Komisji Nadzoru Finansowego, Biuro Rzecznika Finansowego czy Narodowy Bank Polski.
Podmioty uprawnione do żądania informacji o niekaralności
Katalog podmiotów sektora finansowego jest rozbudowany i liczy obecnie 64 kategorie takie jak: banki, domy maklerskie, towarzystwa inwestycyjne, alternatywne spółki inwestycyjne, instytucje pożyczkowe, agentów rozliczeniowych, wydawców instrumentów płatniczych, biura usług płatniczych, instytucje pieniądza elektronicznego, SKOK-i, krajowe zakład ubezpieczeń, KDPW S.A. czy leasingodawców (podmioty sektora finansowego sensu stricte).
Wraz z wejściem w życie przepisów ustawy z dnia 7 lipca 2022 r. o finansowaniu społecznościowym dla przedsięwzięć gospodarczych i pomocy kredytobiorcom, do listy podmiotów sektora finansowego dodano dostawców usług finansowania społecznościowego (podmioty prowadzące platformy crowdfundingowe).
Do podmiotów sektora finansowego zalicza się również m.in. pośredników kredytowych, agentów czy podmioty, którym powierzono na podstawie umów outsourcingowych świadczenie usług na rzecz instytucji sektora publicznego sensu stricte.
Zakres uprawnień podmiotów sektora finansowego
Podmiot sektora finansowego (np. instytucja płatnicza posiadająca status wydawcy kart płatniczych) ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie (tj. na etapie procesu rekrutacyjnego) na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na stanowisku związanym z zarządzaniem mieniem tego podmiotu lub osób trzecich, dostępem do informacji prawnie chronionych (np. tajemnicy bankowej), podejmowaniem decyzji obarczonych wysokim ryzykiem utraty mienia tego podmiotu lub osób trzecich lub wyrządzenia innej znacznej szkody temu podmiotowi lub osobom trzecim (“kluczowe stanowisko”), a także od osoby zatrudnionej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na takim kluczowym stanowisku udzielenia informacji dotyczących skazania prawomocnym wyrokiem za przestępstwa karane na podstawie enumeratywnie wymienionych ustaw. Przykładowo instytucja płatnicza może żądać udzielenia informacji dotyczącej skazania za przestępstwo, o którym mowa w art. 150–153b ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych. Zgodnie z art. 150 ust. 1 ustawy o usługach płatniczych, kto, nie będąc uprawnionym, prowadzi działalność w zakresie świadczenia usług płatniczych lub w zakresie wydawania pieniądza elektronicznego, podlega grzywnie do 5 000 000 zł albo karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie).
Zasady żądania udzielenia informacji o niekaralności
Podmiot sektora finansowego może żądać od osoby zatrudnionej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej udzielenia informacji o niekaralności zgodnie z następującymi zasadami:
- w przypadku osoby zatrudnionej na kluczowym stanowisku – nie częściej niż raz na 12 miesięcy, a także każdorazowo w przypadku, gdy:
- poweźmie uzasadnione podejrzenie, że osoba ta została skazana za przestępstwo wymienione w Ustawy lub
- zamierza powierzyć tej osobie pracę na innym kluczowym stanowisku, a osoba ta wyraziła zgodę na powierzenie jej pracy na tym stanowisku;
- w przypadku osoby zatrudnionej na stanowisku innym niż kluczowe stanowisko – jeżeli zamierza powierzyć tej osobie pracę na kluczowym stanowisku, a osoba ta wyraziła zgodę na powierzenie jej pracy na tym stanowisku.
Podmiot sektora finansowego ma obowiązek niezwłocznie zwrócić osobie, która na jego żądanie wystąpiła do Krajowego Rejestru Karnego („KRK”) równowartość poniesionej opłaty za uzyskanie informacji (obecnie opłata za wydanie e-zaświadczenia z KRK wynosi 20 zł).
Forma oraz zasady udzielania informacji o niekaralności
Udzielenie podmiotowi sektora finansowego informacji o niekaralności następuje w formie oświadczenia osoby, której informacje te dotyczą (które może zostać złożone w treści umowy o pracę lub w formie odrębnego dokumentu). Ponadto podmiot sektora finansowego ma prawo żądać udokumentowania udzielonych w formie oświadczenia informacji o niekaralności, z tym że udokumentowanie takie może nastąpić wyłącznie przez przedłożenie informacji z KRK, wydanej na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym. Informacja taka nie może być wydana wcześniej niż 3 miesiące przed dniem jej przedłożenia podmiotowi sektora finansowego.
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub osoba zatrudniona może przedłożyć podmiotowi sektora finansowego kopię zaświadczenia o niekaralności z KRK pod warunkiem przedstawienia do wglądu również oryginału takiej informacji.
Osoba zatrudniona udziela informacji o niekaralności oraz przedkłada zaświadczenie z KRK w terminie 14 dni od dnia żądania, chyba że niedochowanie tego terminu nastąpiło bez jej winy. W takim przypadku osoba zatrudniona powinna udzielić informacji o niekaralności w terminie 7 dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminowi.
Celem uzyskania zaświadczenia o niekaralności z KRK, osoba występująca z zapytaniem o udzielenie informacji w związku z żądaniem podmiotu sektora finansowego wskazuje we wniosku zakres danych, które mają być przedmiotem informacji, odpowiadający zakresowi określonemu w art. 3 ust. 1 Ustawy (tj. skazania za przestępstwa wymienione w Ustawie, która odwołuje się do innych ustaw).
Skutki nieudzielenia informacji o niekaralności
Nieudzielenie przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie informacji o niekaralności lub nieudokumentowanie informacji o niekaralności poprzez przedłożenie zaświadczenia z KRK, a także udzielenie informacji potwierdzających skazanie prawomocnym wyrokiem za jedno z przestępstw wymienionych w Ustawie mogą stanowić przyczynę niezatrudnienia kandydata lub rozwiązania z osobą stosunku pracy za wypowiedzeniem lub rozwiązania z nią innej umowy, na podstawie której jest ona przez podmiot sektora finansowego zatrudniana.
Zasady przetwarzania danych osobowych
W przypadku żądania udzielenia informacji o niekaralności dochodzi do przetwarzania danych osobowych kandydatów lub pracowników. Zgodnie z Ustawą dane osobowe mogą być zbierane i przetwarzane wyłącznie w celu umożliwienia podmiotowi sektora finansowego prowadzenia polityki zatrudnienia pozwalającej na zmniejszenie ryzyk związanych z:
- utratą mienia tego podmiotu lub osób trzecich lub
- bezprawnym ujawnieniem informacji prawnie chronionych, lub
- wyrządzeniem innej znacznej szkody temu podmiotowi lub osobom trzecim.
Ponadto dane osobowe podmiot sektora finansowego ma obowiązek:
- przetwarzać rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której te dane dotyczą;
- przechowywać wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, o których mowa powyżej, nie dłuższy jednak niż 5 lat;
- niezwłocznie prostować lub usuwać, jeżeli są one nieprawidłowe w świetle powyższych celów przetwarzania;
- przetwarzać w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo tych danych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.
Jeżeli skazanie uległo zatarciu, informacje o niekaralności należy usunąć z akt osobowych lub innej dokumentacji dotyczącej zatrudnienia na żądanie osoby, której one dotyczą.
Zakończenie
Podmioty z sektora FinTech posiadają ustawową podstawę prawną do żądania udzielenia przez swoich pracowników i współpracowników informacji o niekaralności. Proces ten powinien przebiegać zgodnie z przepisami Ustawy, aktów prawnych regulujących przetwarzanie danych osobowych (m.in. RODO czy ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych) oraz wewnętrznymi regulacjami z zakresu polityki zatrudnienia.
