-
Czym jest kontrola KNF i kogo dotyczy?
Kontrola KNF to standardowy element nadzoru nad instytucjami finansowymi w Polsce. Komisja Nadzoru Finansowego sprawdza nie tylko banki czy firmy inwestycyjne, ale także Małe Instytucje Płatnicze (MIP) i Krajowe Instytucje Płatnicze (KIP). Każda instytucja płatnicza, bez względu na skalę działalności, podlega takim samym zasadom nadzoru i może być wytypowana do kontroli.
-
Kiedy KNF przeprowadza kontrolę w MIP?
KNF przeprowadza kontrole zarówno planowo, jak i w trybie doraźnym. Kontrola w Małej Instytucji Płatniczej może być wynikiem harmonogramu, zgłoszenia o potencjalnych nieprawidłowościach albo profilaktycznej oceny ryzyka. W ostatnich latach instytucje płatnicze są coraz częściej kontrolowane, szczególnie pod kątem spełniania obowiązków AML ale nie tylko.
-
Jak wygląda kontrola KNF w praktyce?
O planowanej kontroli KNF najczęściej informuje z wyprzedzeniem – MIP otrzymuje pisemne zawiadomienie z zakresem i terminem kontroli oraz składem zespołu kontrolnego. Kontrola może odbyć się stacjonarnie lub zdalnie- a najczęściej odbywa się hybrydowo. Kontrolerzy KNF mają prawo żądać wszelkich dokumentów – finansowych, operacyjnych, kadrowych, AML czy dotyczących bezpieczeństwa IT. Uprawnieni są też do przeprowadzania rozmów z pracownikami i zarządem oraz sprawdzania systemów informatycznych. Przed rozpoczęciem czynności przedstawiają upoważnienia i informują o prawach i obowiązkach kontrolowanego.
-
Na co KNF zwraca szczególną uwagę w MIP?
Podczas kontroli Małej Instytucji Płatniczej Komisja Nadzoru Finansowego sprawdza przede wszystkim zgodność działalności z przepisami oraz bezpieczeństwo środków klientów. Kluczowe obszary nadzoru mogą obejmować m.in:
- Przestrzeganie limitów transakcyjnych i środków na rachunkach klientów;
- Aktualność i kompletność dokumentacji wewnętrznej;
- Stosowanie i wdrożenie procedur AML;
- Obsługę reklamacji i wymogi dotyczące ochrony klienta;
- Zapewnianie bezpieczeństwa środków klientów;
- Bezpieczeństwo systemów IT i zgodność z Rozporządzaniem DORA;
- Realizowanie obowiązków szkoleniowych.
-
Protokół kontroli, zalecenia KNF i możliwe kary
Po zakończonej kontroli sporządzany jest protokół kontroli. Znajdują się w nim ustalenia, ewentualne nieprawidłowości i zalecenia KNF. MIP ma prawo wnieść zastrzeżenia do protokołu w określonym terminie. Jeśli KNF wykryje uchybienia, może wydać zalecenia naprawcze, nałożyć kary finansowe, a w skrajnych przypadkach wszcząć postępowanie w sprawie wykreślenia podmiotu z rejestru.
-
Jak przygotować się do kontroli KNF? Praktyczne wskazówki
Skuteczne przygotowanie się do kontroli KNF w Małej Instytucji Płatniczej to nie tylko uporządkowanie dokumentów, ale także codzienne dbanie o zgodność z przepisami oraz bieżące reagowanie na zmiany w otoczeniu regulacyjnym. Oto kluczowe elementy, które warto wdrożyć:
- Kompletna i aktualna dokumentacja – nie tylko z zakresu AML, ale także procedur operacyjnych, finansowych, zasad obsługi klienta, ochrony danych osobowych, travel rule czy reklamacji.
- Regularne szkolenia dla całego personelu – cykliczne szkolenia z AML oraz z innych obowiązków regulacyjnych (np. ochrona danych, bezpieczeństwo IT), dokumentowane i podsumowywane raportami.
- Wewnętrzne audyty compliance i samoocena ryzyka – okresowa weryfikacja wdrożonych procedur, analiza realizacji obowiązków oraz szybkie reagowanie na wykryte nieprawidłowości.
- Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za kontakt z KNF – wskazanie pracownika, który przygotuje instytucję do kontroli, koordynuje zbieranie dokumentów i odpowiada na zapytania kontrolerów.
- Monitorowanie komunikatów nadzorczych – systematyczne śledzenie bieżących wytycznych, stanowisk i zaleceń KNF oraz GIIF, a także wdrażanie nowych regulacji w firmie.
- Przygotowanie na ewentualne pytania kontrolerów – symulacje kontroli, checklisty dokumentów, przeszkolenie pracowników z praktycznych aspektów kontroli.
- Stała współpraca z prawnikiem– konsultacje w zakresie zmian prawnych, audyt dokumentacji i wsparcie podczas postępowań wyjaśniających.
- Dbałość o bieżącą archiwizację dokumentów i łatwy dostęp do nich – tak, by każda informacja była dostępna na żądanie KNF bez zbędnej zwłoki.
