Zgłoszenie informacji o rozbieżnościach w CRBR . Obszerny katalog nałożonych na instytucje finansowe obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu uległ w 2021 roku kolejnemu znacznemu rozszerzeniu. Największe i odczuwalne w codziennej pracy banków, firm inwestycyjnych czy instytucji płatniczych zmiany zaczęły obowiązywać z dniem 31 października br. wraz z wejściem w życie dużego pakietu przepisów nowelizujących ustawę z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (“Ustawa”).
Jednym z takich obowiązków jest obowiązek odnotowywania przez instytucje obowiązane („Instytucje”) rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (“CRBR”) a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta (“Beneficjent”) ustalonymi w związku ze stosowaniem Ustawy, np. w przypadku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego wobec klienta przez Instytucję na etapie nawiązywania relacji albo w ramach okresowej aktualizacji danych lub informacji dotyczących stosunków gospodarczych. Przerzucono zatem na Instytucje ciężar weryfikowania (niejako w „pierwszej instancji”) nieprawidłowości w informacjach podlegających zgłoszeniu do CRBR przez ich klientów.
Zgodnie z Ustawą, Instytucja ma obowiązek odnotowywać (udokumentować) rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a ustalonymi przez nią informacjami o Beneficjencie oraz podjąć czynności w celu wyjaśnienia przyczyn tych rozbieżności. Najczęściej do takiego zdarzenia dojdzie podczas nawiązywania stosunków gospodarczych (np. w procesie zawierania umowy o świadczenie usług płatniczych). W przypadku odnotowania rozbieżności pomiędzy przekazaną dokumentacją a pobranym wpisem klienta w CRBR, Instytucja powinna niezwłocznie skontaktować się z klientem z prośbą o wyjaśnienie stwierdzonych niezgodności oraz przedstawienie dokumentów potwierdzających lub obalających ustalenia Instytucji. Ustawodawca nie poszedł o krok dalej i nie wprowadził zakazu nawiązywania stosunków gospodarczych lub przeprowadzenia transakcji okazjonalnej do czasu całkowitego wyjaśnienia rozbieżności.
Proces odnotowywania rozbieżności powinien zostać szczegółowo opisany w obowiązującej w Instytucji wewnętrznej procedurze AML/CFT m.in. poprzez wskazanie osoby odpowiedzialnej za weryfikację rozbieżności, kontakt z klientem oraz zgłaszanie ustaleń do odpowiedniego organu, termin podejmowania poszczególnych czynności czy sposób dokumentowania rozbieżności przez pracowników. Ponadto Instytucje powinny przeszkolić członków personelu zaangażowanych w przedmiotowe czynności.
W ramach tzw. procesów „Know Your Client” Instytucja ma aktualnie obowiązek ustalić imię i nazwisko Beneficjenta, a jeżeli jest w posiadaniu stosownych informacji, również m.in. obywatelstwo, PESEL czy adres zamieszkania takiej osoby. Z drugiej strony klient wykazać określone Ustawą informacje o Beneficjentach w CRBR. Zgodnie z art. 59 pkt. 2 Ustawy, podmioty zobowiązane do zgłaszania informacji o Beneficjencie do CRBR mają obowiązek przekazać następujące dane identyfikacyjne Beneficjenta:
- imię i nazwisko,
- każde posiadane obywatelstwo,
- państwo zamieszkania,
- PESEL albo datę urodzenia (w przypadku braku PESEL),
- informację o wielkości i charakterze udziału lub przysługujących uprawnieniach.
Jakie zatem w praktyce rozbieżności mogą zostać odnotowane przez Instytucje? Poniżej zaprezentowano przykładowy katalog:
- podanie błędnych danych identyfikacyjnych Beneficjenta (np. nieużywane nazwisko panieńskie),
- ujawnienie wyłącznie jednego obywatelstwa w przypadku „multiobywatela”,
- wskazanie większej albo mniejszej liczby Beneficjentów niż wynika z ustaleń Instytucji (np. z powodu braku aktualizacji KRS przez klienta),
- niewykazanie Beneficjenta w CRBR (w przypadku występowania) albo wskazanie osoby, która nie jest Beneficjentem,
- pominięcie PESEL w przypadku osoby go posiadającej (np. obywatel Rzeczypospolitej Polskiej),
- podanie błędnej (zawyżonej albo zaniżonej) ilości akcji lub udziałów danej osoby w kapitale zakładowym klienta będącego spółką kapitałową,
- ujawnienie odmiennych uprawnień Beneficjenta (np. prawa zastawu na akcjach),
- błędne wskazanie osoby fizycznej zajmującą wyższe stanowisko kierownicze jako Beneficjenta.
W przypadku potwierdzenia odnotowanych rozbieżności IO ma obowiązek przekazać Ministrowi Finansów za pośrednictwem CRBR[1] (zakładka “ Zgłoś rozbieżność”) zweryfikowaną informację o tych rozbieżnościach wraz z uzasadnieniem i dokumentacją dotyczącą odnotowanych rozbieżności (np. oświadczenia klienta, odpis z KRS). Zgłoszenia może dokonać osoba, która posiada podpis elektroniczny potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Ustawa AML nie określa terminu, w którym IO powinna dokonać takiego zgłoszenia, przyjąć zatem należy, iż powinno to nastąpić bez zbędnej zwłoki. Następnie organ ma obowiązek podjąć czynności zmierzające do wyjaśnienia zgłoszonych przez IO rozbieżności. W wyniku postępowania może dojść np. do sprostowania danych zawartych w CRBR.
Warto podkreślić, iż ustawodawca nie przewidział wprost w stosunku do IO sankcji administracyjnej lub karnej za niezgłoszenie odnotowanych rozbieżności. Natomiast na podmioty zobowiązane do zgłaszania informacji o Beneficjencie do CRBR będzie mogła zostać nałożona kara w wysokości do 1 miliona złotych uchybienia.
Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani szczegółowymi informacjami w odniesieniu do wskazanego powyżej zakresu, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu
Aleksander Wasiak, Associate , e-mail: aleksander.wasiak@rsplegal.pl
[1] https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/zgloszenie-uwagi/utworz/nowy
