Relacje instytucji obowiązanych z osobami będącymi PEP

Ustawa z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu^[i] (“Ustawa AML”) określa zasady i tryb przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Na podmioty wymienione w art. 2 ust. 1 Ustawy AML (tzw. instytucje obowiązane) zostały nałożone określone obowiązki związane z nawiązywaniem i kontynuacją relacji z klientami. Każdy klient generuje większe lub mniejsze ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, którym trzeba odpowiednio zarządzać. Podstawowym obowiązkiem instytucji obowiązanych jest stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego wobec klientów. Środki te należy stosować w stosunku do nowych klientów, jak również do podmiotów, z którymi instytucja obowiązana utrzymuje określone relacje gospodarcze.

Ustawa AML wyróżnia szczególne kategorie klientów, w stosunku do których instytucje obowiązane mają obowiązek stosować wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego oraz podjąć określone, dodatkowe czynności w celu należytego przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Wiąże się to z założeniem, iż niektóre kategorie klientów generują wyższe ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu z uwagi na swoją lokalizację czy prowadzoną działalność. Jedną z takich kategorii stanowią (szeroko rozumiane) osoby zajmujące eksponowane stanowisko polityczne (tzw. „PEP” – politically exposed persons).

W niniejszym artykule zostaną omówione zasady postępowania instytucji obowiązanych z PEP-ami, które wynikają z Ustawy AML.

1. Definicja klienta

Na wstępie należ przedstawić definicję pojęcia “klienta”. Zgodnie z Ustawą AML, przez klienta instytucji obowiązanej należy rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której instytucja obowiązana świadczy usługi lub dla której wykonuje czynności wchodzące w zakres prowadzonej przez nią działalności zawodowej, w tym z którą instytucja obowiązana nawiązuje stosunki gospodarcze, lub na zlecenie której przeprowadza transakcję okazjonalną.

Stosunki gospodarcze to stosunki instytucji obowiązanej z klientem związane z działalnością zawodową instytucji obowiązanej, które w chwili ich nawiązywania wykazują cechę trwałości, natomiast transakcja okazjonalna oznacza transakcję, która nie jest przeprowadzana w ramach stosunków gospodarczych.

W uproszczeniu instytucja obowiązana może zatem:

• zawrzeć z klientem stosunki gospodarcze albo
• przeprowadzić transakcję okazjonalną zleconą przez klienta.

2. Definicja PEP

Ustawa AML wprowadza także definicję osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne, zgodnie z którą jest to osoba zajmująca znaczące stanowisko publiczne lub pełniąca znaczącą funkcję publiczną, z wyłączeniem grup stanowisk średniego i niższego szczebla, w tym:

1. szefa państwa,
2. szefa rządu,
3. ministra,
4. wiceministra,
5. sekretarza stanu,
6. członka parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych,
7. członka organów zarządzających partii politycznych,
8. członka sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje nie podlegają zaskarżeniu, z wyjątkiem trybów nadzwyczajnych,
9. członka trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych,
10. ambasadora, chargés d’affaires oraz wyższego oficera sił zbrojnych,
11. członka organów administracyjnych, zarządczych lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych, spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych,
12. dyrektora, zastępcę dyrektora oraz członka organów organizacji międzynarodowych lub osobę pełniącą równoważne funkcje w tych organizacjach,
13. dyrektora generalnego w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych oraz dyrektora generalnego urzędów wojewódzkich,
14. inną osobę zajmującą stanowisko publiczne lub pełniącą funkcję publiczną w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej.

Z uwagi na treść pkt. 14 oraz ogólny sposób sformułowania, obecna definicja osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne została skonstruowana w oparciu o otwarty katalog znaczących stanowisk lub funkcji publicznych. Dużym ułatwieniem jest stosowane od 31 października 2021 roku Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 27 lipca 2021 r. w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi^[ii] (dalej: “Rozporządzenie”), które wprost określa wykaz krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi, o których mowa w art. 2 ust. 2 pkt 11 lit. a–g, i oraz j Ustawy AML, mając na uwadze charakter wykonywanych zadań oraz ich znaczenie dla przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W wykazie zawarto dokładnie 215 krajowych stanowisk i funkcji publicznych (m.in. Prezydenta RP, senatora, Szefa Kancelarii Sejmu czy Prezesa NIK). W związku z powyższym, definicja PEP jest w obecnym stanie prawnym bardzo rozbudowana i powinna być interpretowana w oparciu o przepisy Ustawy AML oraz Rozporządzenia.

W tym miejscu warto zaznaczyć, iż lista stanowisk i funkcji PEP zostanie w najbliższej przyszłości rozszerzona. W dniu 4 lutego 2022 r. na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt Rozporządzenie Ministra Finansów zmieniające rozporządzenie w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi^[iii]. Zgodnie z projektem, wykaz będzie składał się z 216 stanowisk i funkcji publicznych w związku dodaniem stanowiska zastępcy Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego. W dniu 17 lutego 2022 r. projekt jest na etapie opiniowania.

Osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne (definicja wskazana powyżej) nie wyczerpuje jednak zakresu pojęcia PEP. Zgodnie z art. 46 ust. 6 Ustawy AML, przepisy art. 46 ust. 1–5 Ustawy AML, które zostaną omówione poniżej, stosuje się odpowiednio do członków rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne oraz osób znanych jako bliscy współpracownicy osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne.

W świetle powyższego, należy zatem przyjąć definicję PEP, zgodnie z którą jest to osoba fizyczna będąca:

• osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne

lub

• członkiem rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne, przez którego należy rozumieć:
  1. małżonka lub osobę pozostającą we wspólnym pożyciu z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne,
  2. dziecko osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne i jego małżonka lub osoby pozostającej we wspólnym pożyciu,
  3. rodziców osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne

lub

• osobą znana jako bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne, przez którego rozumie się:
  1. osobę fizyczną będącą beneficjentem rzeczywistym (w rozumieniu Ustawy AML) osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustów wspólnie z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne lub utrzymującą z taką osobą inne bliskie stosunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
  2. osobę fizyczną będącą jedynym beneficjentem rzeczywistym (w rozumieniu Ustawy AML) osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustu, o których wiadomo, że zostały utworzone w celu uzyskania faktycznej korzyści przez osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne.

3. Ustalenie statusu PEP

W celu należytego wykonywania obowiązków wynikających z Ustawy AML, każda instytucja obowiązana powinna na etapie nawiązywania oraz trwania relacji z klientem ustalić, czy klient lub beneficjent rzeczywisty jest osobą posiadającą status PEP.

Jak wynika z art. 46 ust. 1 Ustawy AML, w celu ustalenia, czy klient lub beneficjent rzeczywisty jest PEP, instytucje obowiązane mają obowiązek wdrożyć procedury oparte na analizie ryzyka, w tym mogą przyjmować od klienta oświadczenie w formie pisemnej lub formie dokumentowej, że jest on albo nie jest osobą zajmującą takie stanowisko, składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Składając oświadczenie klient jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli o świadomości odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia (klauzula zastępuje pouczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia). Każda instytucja obowiązana powinna zatem podjąć odpowiednie kroki w celu weryfikacji statusu PEP klienta lub beneficjenta rzeczywistego, np. poprzez korzystanie z zewnętrznych baz PEP. Wynik takiego badania powinien zostać należycie udokumentowany. W praktyce obrotu popularnym rozwiązaniem jest składanie oświadczenia przez klienta, które następnie powinno być zweryfikowane (np. w wspomnianej bazie zewnętrznej) przez instytucję obowiązaną z uwagi na ryzyko złożenia fałszywego oświadczenia. Instytucja obowiązana ponosi odpowiedzialność za to, czy status PEP został należycie ustalony.

Warto wspomnieć, iż Ustawa AML nie wymaga ustalenia przez instytucję obowiązaną, czy reprezentant klienta (np. członek zarządu) lub osoba upoważniona do działania w imieniu klienta (np. pełnomocnik) posiada status PEP.

4. Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego w stosunku do PEP

Zgodnie z art. 43 ust. 1 Ustawy AML, instytucje obowiązane mają obowiązek stosować wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego w przypadku ustalenia, że klient lub beneficjent rzeczywisty jest PEP-em.

W tym miejscu należy przytoczyć katalog środków bezpieczeństwa finansowego, który obejmuje:

• identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości;
• identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu:
  1. weryfikacji jego tożsamości,
  2. ustalenia struktury własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub trustem;
• ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
• bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym:
  1. analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem,
  2. badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta – w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,
  3. zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.

Ustawa AML nie określa na czym polega stosowanie wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego. Pomocne w tym zakresie mogą być m.in. Wspólne wytyczne EBA, ESMA i EIOPA wydane na podstawie art. 17 i 18 ust. 4 dyrektywy (UE) 2015/849 w sprawie uproszczonych i wzmożonych środków należytej staranności wobec klientów oraz czynników, które instytucje finansowe powinny uwzględnić podczas oceny ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu w powiązaniu z indywidualnymi stosunkami gospodarczymi i transakcjami sporadycznymi^[iv]. Zgodnie z wspomnianymi wytycznymi, stosowanie wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego może polegać na:

1. sprawdzeniu tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego klienta na podstawie więcej niż jednego wiarygodnego i niezależnego źródła,
2. ustaleniu i sprawdzeniu tożsamości innych zainteresowanych stron, które nie są beneficjentem rzeczywistym ani osobami fizycznymi upoważnionymi do korzystania z rachunku lub wydawania zleceń dotyczących transferu środków pieniężnych lub transferu papierów wartościowych,
3. uzyskaniu dodatkowych informacji na temat klienta oraz charakteru i celu stosunków gospodarczych w celu uzyskania bardziej kompletnego profilu klienta, na przykład przez przeszukanie otwartych mediów lub niekorzystnych doniesień medialnych lub zamówienie raportu z informacjami od osoby trzeciej,
4. częstszym przeprowadzaniu przeglądu stosunków gospodarczych (w odstępach rocznych) i, w razie potrzeby, aktualizacji informacji i dokumentów.

Ponadto w sytuacji, gdy instytucja obowiązana ustali, iż klient, z którym nawiązuje lub utrzymuje stosunki gospodarcze, jest osobą posiadającą status PEP, taka instytucja obowiązana ma obowiązek, poza stosowaniem wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego, podjąć następujące czynności:

• uzyskać akceptację kadry kierowniczej wyższego szczebla (np. zarządu) na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych z klientem będącym PEP-em;
• zastosować odpowiednie środki w celu ustalenia źródła majątku PEP-a i źródła pochodzenia wartości majątkowych pozostających w dyspozycji PEP-a w ramach stosunków gospodarczych lub transakcji (w przypadku klientów generujących “standardowe” ryzyko badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta następuje w przypadkach uzasadnionych okolicznościami);
• z większą intensywnością stosować środek bezpieczeństwa finansowego polegający na bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych klienta będącego PEP-em.

Podkreślić należy, iż w przypadku ustalenia, że beneficjent rzeczywisty jest PEP-em, Ustawa AML nie nakłada na instytucję obowiązaną wyżej wymienionych dodatkowych wymogów jak w przypadku klienta będącego PEP-em.

5. Okres posiadania statusu PEP

Obowiązek stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego (w przypadku klienta lub beneficjenta rzeczywistego będącego PEP) oraz podejmowania dodatkowych czynności (w stosunku do klienta będącego PEP) jest ograniczony czasowo (w sposób względny). Jak wynika z art. 46 ust. 5 w zw. z ust. 6 Ustawy AML, w okresie od dnia zaprzestania zajmowania przez osobę (klienta lub beneficjenta rzeczywistego) eksponowanego stanowiska politycznego, bycia członkiem rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne lub bycia osobą znaną jako bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne (czyli szeroko rozumianym PEP-em) do dnia ustalenia, że nie wiąże się z tą osobą wyższe ryzyko, jednak nie krócej niż przez 12 miesięcy, instytucja obowiązana ma bezwzględny obowiązek stosować wobec takiej osoby środki uwzględniające to ryzyko.

Z powyższego wynika, iż przez okres co najmniej 12 miesięcy od dnia “utraty” statusu PEP przez klienta lub beneficjenta rzeczywistego instytucje obowiązane mają obowiązek stosować wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego wobec klienta lub podejmować wobec niego dodatkowe czynności określone w art. 46 ust. 2 Ustawy AML. Jeżeli z uwagi na zidentyfikowane powiązania faktyczne lub prawne klient, który przestał być PEP-em, dalej generuje podwyższone ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, instytucja obowiązana powinna nadal traktować taką osobę jak PEP-a pomimo upływu tego okresu.

^[i] https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180000723

^[ii] https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20210001381

^[iii] https://legislacja.gov.pl/projekt/12356202

^[iv] https://esas-joint-committee.europa.eu/Pages/Guidelines/Joint-Guidelines-on-Risk-Factors.aspx